Assistant administratif - Temps partiel

Le Coral Gables Museum recherche un assistant administratif à temps partiel hautement organisé et soucieux du détail pour fournir un soutien essentiel aux opérations quotidiennes du musée. Le candidat idéal possédera de solides compétences administratives, d’excellentes capacités de communication, une maîtrise de QuickBooks et une expérience de la planification du personnel. Ce rôle requiert une personne proactive capable de gérer efficacement plusieurs tâches et de contribuer à un environnement muséal positif et professionnel. Responsabilités: Soutien administratif général : Fournir un soutien administratif général, notamment répondre au téléphone, gérer la correspondance et accueillir les visiteurs. Tenir à jour et organiser les dossiers et les registres du bureau, tant physiques qu’électroniques. Planifiez des rendez-vous et gérez les calendriers. Aider à la préparation de rapports, de présentations et d’autres documents. Commander et entretenir les fournitures de bureau. Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les livraisons. Administration financière : Utilisez QuickBooks pour gérer les comptes créditeurs et débiteurs. Traiter les factures et les paiements. Rapprocher les relevés bancaires. Générer des rapports financiers selon les besoins. Aider au suivi du budget et à la gestion des dépenses. Tenir des registres financiers précis. Planification du personnel : Créer et gérer les horaires du personnel à temps partiel et horaire, en assurant une couverture adéquate des opérations du musée. Suivez la disponibilité du personnel et les demandes de congés. Communiquer les changements d’horaire au personnel en temps opportun. Tenir des registres précis des heures travaillées par le personnel. Coordonner avec les chefs de service pour garantir des niveaux de dotation en personnel appropriés. Soutien au musée : Aider à la coordination et à la préparation de l’événement. Fournir un soutien aux programmes et aux activités du musée. Aider à la saisie de données et à la gestion de la base de données. Aider à la saisie et à la maintenance des données d’adhésion. Autres tâches : Exécuter d’autres tâches assignées par le directeur général du musée. Qualifications: Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis; diplôme d'associé ou baccalauréat préféré. Minimum de 2 années1 d'expérience administrative.2 La maîtrise de QuickBooks est obligatoire. Expérience de planification de personnel horaire à temps partiel. Solide connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps. Solides compétences en communication écrite et verbale.3 Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Attention aux détails et à la précision. Capacité à maintenir la confidentialité. Un intérêt pour l’histoire et les arts est un plus. Le bilinguisme anglais/espagnol est un plus. Conditions de travail : Il s'agit d'un poste à temps partiel avec des horaires flexibles. Le travail est effectué dans un environnement de bureau de musée.